Mobitekno – Epson Indonesia menujukkan kemampuan teknologinya dengan mendukung program digitalisasi dokumen-dokumen bersejarah di Perpustakaan Reksa Pustaka, Pura Mangkunegaraan, Solo. Total dokumen yang didigitalisasi oleh Epson sekitar 3.132 koleksi dengan total keseluruhan 400.202 halaman. Bekerja sama dengan PT. Unibless Indo Multi, selaku mitra kerja Epson Indonesia di solusi pengarsipan digital, dokumen yang sudah dipindai dapat diakses menggunakan aplikasi Electroninc Filling System (EFS) bernama UNIDocSys.
Arsip-arsip yang terdapat di Pura Mangkunegaran pada umumnya masih berupa kertas yang disimpan untuk dijaga nilai keaslian serta terlindung dari berbagai faktor-faktor yang memengaruhi kerusakan dokumen arsip tersebut. Arsip yang belum dipilah dan diolah banyak yang mengalami kerusakan dari faktor eksternal maupun internal.
R. Ngt. Ng. Dra. Darweni, M. Hum selaku Pengelola Naskah Kuno Perpustakaan Reksa Pustaka, mengatakan, “Koleksi perpustakaan Reksa Pustaka itu sudah sangat tua, kalau kita mengingat sejarah berdirinya, sampai saat ini sudah 152 tahun. Sehingga sekarang kondisi (dokumen-dokumen)-nya sudah sangat rapuh meskipun kondisi rusak karena banyak pengunjung (yang datang) kita tetap pinjamkan hanya saja kita harus membimbing pembaca itu agar hati-hati dalam membaca,”
“Karena itu perlu sekali kegiatan digitalisai dengan harapan pembaca bisa membaca atau menikmati buku-buku tersebut dari hasil ahli media, sehingga kondisi fisik aslinya tidak semakin rusak” lanjutnya.
Dengan adanya Instruksi Presiden No.3/2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government maka semua yang berhubungan dengan pemerintahan dan pelayanan kepada masyarakat kedepannya harus bisa disajikan secara elektronik. Epson Indonesia, bekerja sama dengan Unibless Indo Multi mengambil inisiatif untuk mendukung pelestarian budaya melalui digitalisasi arsip.
Adapun beberapa tahap digitalisasi arsip yang dilakukan, diantaranya persiapan perangkat pemindai oleh Epson Indonesia, pemilahan arsip dan implementasi alih media/digitalisasi, implementasi aplikasi Electronic Filling System (EFS) dan mengembangkan aplikasi Electronic Filling System (EFS).
“Kami menugaskan gabungan Tim kami dari Jakarta dan Semarang untuk melakukan digitalisasi arsip koleksi Pustaka Pura Mangkunegaran. Arsip tersebut kami digitalisasi, kami jadikan bentuk file pdf dan kami simpan di komputer. Hasil pemindaian itu kami edit dan dijadikan sebuah buku elektronik dengan aplikasi Flipbook yang sudah tertera nama buku, halaman dimana para pembaca akan dimudahkan dengan cukup memindahkan kursor ke kanan dan kiri jika ingin memindahkan halaman” ujar Sylvie Selyn Sembiring, Direktur PT. Unibless Indo Multi.
Pada program ini, Epson Indonesia bekerja sama dengan PT. Unibless Indo Multi menggunakan Epson ELPDC06 dan ELPDC11 sebagai perangkat guna melakukan alih media/digitalisasi arsip. Epson Indonesia sadar bahwa dokumen arsip bersejarah adalah bagian dari asset kebudayaan yang harus dijaga kelestariannya.
“Epson Indonesia berharap bahwa dengan kontribusi Epson pada digitalisasi dokumen ini, teknologi Epson dapat mengambil peran dalam pelestarian budaya di Indonesia. Digitalisasi dokumen menggunakan Scanner Epson merupakan solusi untuk pelestarian dokumen-dokumen berserjarah yang memiliki resiko kerusakan fisik.” Ungkap Riswin Li, Marketing Division Head Epson Indonesia.
Tags: Digitalisasi arsip pustaka, Electronic Filling System, Epson Indonesia, UNIDocSys